Schoenendoos met bonnetjes gaat online

Nederland telt steeds meer zelfstandigen zonder personeel (zzp'er), bleek vorige week uit cijfers van de Kamer van Koophandel. Onder de bijna driekwart miljoen éénpitters zitten ook veel zelfstandige accountants. Vrijwel zonder uitzondering werken deze kleine accountantskantoren online. Ze zetten de accountantswereld op z'n kop.
De zelfstandige accountants vormen een uitdaging voor grote, traditionele kantoren, die vaak moeite hebben met de overstap van papier naar digitaal. Volgens Marc Schweppe, woordvoerder van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), is de concurrentie van de nieuwkomers alleen maar goed. Hij vindt online accountancy een innovatie in de branche die moet worden toegejuicht.
De klanten van de zelfstandig opererende accountants zijn vaak ook zzp'ers. Veel zelfstandigen zijn het gewend om internet te gebruiken bij hun werk, waardoor de overstap van een klassieke accountant naar een accountant nieuwe stijl niet erg groot is.
Alex Vermeule uit Haarlem is een van de zelfstandigen die gebruik maakt van een online accountant. Hij is ondernemer en oprichter van Online Succes, een bedrijf dat andere ondernemers helpt om internet optimaal in te zetten in hun organisatie. Vermeule zocht uit op welke manier hij het snelst, het meest efficiënt, en tegen de laagste kosten zijn administratie kan bijhouden en belastingaangiftes kan laten doen. Het resultaat is dat Vermeule zijn hele administratie medio vorig jaar overzette in het boekhoudprogramma Yuki. De facturen die nog digitaal binnenkomen scant hij en alles wat al digitaal is kan hij uploaden in het programma. Zo'n online boekhouddienst neemt mij alles uit handen. De factuurbedragen worden automatisch gekoppeld aan mijn banktransacties. Ik heb direct overzicht.
Met een online boekhouddienst heb je alleen nog een accountant nodig voor belastingaangifte, voor advies en voor de jaarstukken van je BV, zegt Vermeule. De ondernemer ging vervolgens op zoek naar een innovatieve accountant. Wat blijkt? Niet veel accountants kunnen omgaan met zoveel digitale mogelijkheden. En dan kost het alleen maar geld, zegt Vermeule. Want eerst vertaalt een traditionele accountant een goed lopende digitale administratie naar zijn eigen conventionele systeem. Vermeule: Dat betekent dat hij de klantgegevens eerst print en dan overtypt in zijn boekhoudsysteem.
Het klinkt bizar, maar zo gaat het werkelijk, bevestigt online accountant Marcel Coopman van CoopFinance uit Amsterdam. Zijn klanten daarentegen leveren de administratie digitaal aan via een boekhoudprogramma. Coopman doet vervolgens de kwartaalaangifte van de omzetbelasting, de jaarlijkse inkomstenbelasting en de winstbijlage. Doordat ik cijfers direct exporteer uit een online boekhoudpakket heb ik zeker drie uur voorsprong en zijn mijn prijzen lager en bovendien vast.
Schweppe van de NBA erkent dat zelfstandige accountants efficiënt kunnen werken voor klanten met een eenmanszaak of kleine bv. Maar de nieuwkomers kennen ook nadelen: Het kan voor accountants nieuwe stijl wat lastiger zijn om de adviesrol te vervullen. Je spreekt elkaar immers alleen via de computer.
Online accountant Coopman is het niet eens met die kritiek. Vooral als er naast virtueel contact ook face to face contact mogelijk is, zie ik geen enkel probleem.
Behalve door het prijsverschil onderscheidt de moderne online accountant zich ook van de klassieke accountant door gegevens online beschikbaar te maken. De klant heeft direct inzicht in zijn dossier en boekhouding. Voor een aantal ondernemers is een volledige digitale bedrijfsvoering een brug te ver. Toch kunnen ook zij bij de online accountant terecht. Coopman: Voor hen ben ik een soort van 'combinatie-accountant': een beetje traditioneel en een beetje online.
Neem Pascale Vlessert uit Apeldoorn. Zij is oprichter en eigenaar van Handevent, een bureau dat bedrijfsfeesten en evenementen organiseert. Een online boekhoudsysteem, daar wil ik nog niet aan. Hoe ik mijn administratie aanlever? Het liefst zou ik mijn accountant een schoenendoos geven met bonnetjes en zeggen 'succes ermee'. Maar helaas... dat accepteert hij niet. Ondernemers zullen hun financiën zelf op een rijtje moeten zetten. Vlessert stuurt dat overzicht samen met de bonnetjes en facturen naar haar online accountant. Ze krijgt een mail terug met een link naar haar aangifte. Als ik 'akkoord' klik stuurt het systeem mijn aangifte door naar de belastingdienst. Dit kost mij 750 euro per jaar. Mijn accountant verzorgt daarvoor mijn jaarlijkse inkomstenbelasting en omzetbelasting. Vorig jaar was ik bij mijn conventionele accountant twee keer zoveel kwijt.

Online accountant
Eenmanszaak 1.200 euro
VOF 1.800 euro BV (1 - 5 werknemers) 2.500 euro
BV (6 - 10 werknemers) 4.500 euro
Loonadministratie per werknemer 175 euro
Altijd inzage in de administratie
Per kwartaal geïnformeerd over stand van zaken administratie
Online toegang tot dossier
Vaste prijsafspraken

Traditionele accountant
Eenmanszaak 1.500 euro
VOF 2.300 euro
BV (1 - 5 werknemers) 3.200 euro
BV (6 - 10 werknemers) 5.700 euro
Loonadministratie per werknemer 225 euro
Administratie staat soms een week bij de accountant
Eén keer per jaar bespreking van de jaarrekening
Geen inzage in het eigen dossier
'Uurtje factuurtje'

Alle bedragen zijn gemiddelden.